Kerstin Pur

10 Tage war ich weg – und im Büro hat mich der übliche Berg Arbeit begrüßt…

Schön ist, dass mein Team die wichtigsten Dinge bereits vorsortiert hat.

Ich mache eines nach dem anderen. Früher habe ich nach dem Urlaub immer versucht, alle Mails schnell mal zu überfliegen, um erst mal einen Überblick zu haben. Das bedeutet aber doppelte Arbeit.

Jetzt mache ich es lieber konzentriert: Ich lese eine Mail, überlege gleich, was ich antworte. Dann erst die nächste.

Berge kann man eben auch Stein für Stein versetzen.

wurde von eine

Es sieht schön aus hier. Klarer, geordnet. Um mich herum und in mir drin auch. Aus dem Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege habe ich noch zwei Impulse mitgenommen

- Antwort-erwartet-Liste: Manchmal mailt man Menschen oder bittet sie um etwas und muss auf Antwort warten. Das hat man dann im Kopf. Damit man es nicht im Kopf hat, ist es schlauer man hält es gleich irgendwo auf einer “Antwort erwartet” Liste fest. Entweder auf Papier oder elektronisch oder in einem gesonderten Ordner im Posteingang.

- Referenzmaterial und To-Do Sachen trennen. Es gibt Unterlagen, die hebt man auf, weil man da ab und zu nachsehen muss – das sind bei mir z. B. Titel- und ISBN-Listen oder die Listen mit den Neuerscheinungen. An den Neuerscheinungen arbeite ich natürlich auch und da gibt es Dinge zu tun und zu planen. Landet alles – Referenzmaterial und To-Dos in einer Liste oder Mappe wird das bald unklar. Besser man trennt klar: In eine Abteilung / Mappe / In-Box kommen alle Unterlagen, mit denen man noch etwas tun muss. In eine andere nur die Unterlagen, die man zum Nachsehen braucht.

Der Vorteil: Dieses Vorgehen reduziert schnell die Dicke der Arbeitsberge und macht Prozesse klarer und übersichtlicher. Man muss sich nicht durch Stapel von Papier wühlen, sondern hat nur die “aufgabenbehafteten” Blätter vor sich. Sehr entspannend.

Es gibt Momente, die sind einfach wunderbar. So wie dieser jetzt. Seit erstem Mal seit langem bin ich in drei Bereichen bei NULL angekommen.
- Mein Posteingangskorb ist bei Null – leer bis auf den Post-It Block, der dahin gehört, um neue Papiere gleich mit dem “To-Do” zu versehen. Alle Anfragen von Behörden und anderen Menschen sind beantwortet.
- Mein Email-Posteingang ist bei Null. Alle Anfragen sind gelöscht, delegiert, beantwortet oder in den entsprechenden Arbeits-Ordnern und To-Do Listen.
- Die Ablage ist auf Null. Alle Papiere sind dorthin abgelegt, wo sie sein sollen.

Nur der Lesestapel ist die einzige “Sammelstelle”, die ich noch nicht auf Null reduziert habe – aber bis Weihnachten liegen noch einige Bus, U-Bahn und Zugfahrten vor mir, die ich zum Lesen nutzen kann.

Was für ein Gefühl!

Guter Grund, mal wieder Hafiz zu zitieren:

ZERO
Is where the Real Fun starts.

Überall sonst wird einfach
zu viel gezählt.

Eine Freundin sagte mir gestern: “Eigentlich hätte ich mir das Buch gar nicht kaufen brauchen – von dir erfahre ich ohnehin die besten Tipps.
Also: Hier die nächsten.
Die für mich größte Herausforderung, aber auch stärkste positive Veränderung, besteht darin, folgenden Tipp zu beherzigen:
- Wenn du deinen Posteingang bearbeitest, dann mache eines nach dem anderen. Nimm das nächste Blatt (oder die nächste Mail) erst in die Hand, wenn du dich entschieden hast, was du mit dem vorherigen machst. Gilt übrigens auch für Ablage.

Meine bisherige Methode war: Ich blättere oder scanne den Eingangsordner durch, erledige erst mal das, was ich schnell und leicht erledigen kann. Das andere bleibt erst mal liegen – für irgendwann. Doch bevor “irgendwann” kommt, kommen eine Reihe neuer Dinge dazu, die leichter und einfacher zu erledigen sind. Im Lauf der Zeit sammelte sich dann das an, was ich als “Leichenhallen” bezeichne: Eine ganze Menge von Zeugs, bei dem ich nicht entschieden habe, was damit zu tun ist.

Jetzt beherzige ich bei Papier zu 99% (bei Email nur etwa zu 80%) den Rat: Ein Blatt in die Hand nehmen, entscheiden, was zu tun ist.
- Wenn nichts damit zu tun ist: wegwerfen.
- Wenn es für Referenzzwecke aufgehoben werden sollte – dann in die Ablage.
- Wenn jemand anderes es tun kann – delegieren.
- Wenn ich es in weniger als 2 Minuten erledigen kann – gleich machen.
- Wenn es länger als 2 Minuten dauert: Entscheiden, was zu tun ist und das auf die To-Do Liste zu setzen.

Auf die Art und Weise habe ich in der letzten Woche
- die Ablage komplett auf “0″ gekriegt
- der Post-Eingangs-Ordner ist um etwa um 70% reduziert
- E-Maileingang und Lesestapel sind etwas reduziert…aber noch die größten Baustellen.

Aber – es ist Land in Sicht. Ich denke immer seltener “Da könnte noch was sein, was ich vergessen habe.” und genieße die Energie, die es mir gibt, zunehmend Klarheit und noch bessere und hilfreichere Strukturen zu haben.

Wie wunderbar!

Jetzt habe ich das Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege halb durchgelesen und schon einiges gelernt.
Besonders hilfreich fand ich folgende Ratschläge:
- Wann immer man ein Projekt oder eine Aufgabe ansieht, gleich zu überlegen: Was ist die nächste Handlung, die ich tun kann.
- Alle , wirklich alle, Dinge, die man erledigen muss, auf eine Liste, die man regelmäßig durchsieht, aufzuschreiben. Nicht nur die Wichtigen, sondern wirklich alles, was einem durch den Kopf geht, was man tun sollte. Um dann den Kopf für die anstehenden Aufgaben frei zu haben.
Ausnahmen:
- Termine. Die kommen in den Terminkalender
- Dinge, die weniger als zwei Minuten dauern. Die werden gleich erledigt.

Ich habe das jetzt mal eine Woche lang gemacht und merke, wie entlastend das ist, nicht mehr denken zu müssen “das darf ich nicht vergessen”…sondern statt dessen zu wissen, es ist alles festgehalten.

Ich habe letzte Woche mal alles, was ich von der Liste erledigt habe, festgehalten, um zu sehen, wie viel es ist. Das Ergebnis:

- Rezepteschubfach aufräumen
- Bad aufräumen
- Geschenke-Liste ausdrucken
- Ordner „Aktuelle Projekte“ starten
- Uhrenarmband kaufen
- Kundenmail schreiben: Kalender kreativ / Stille / Notizbücher Reflexion Hand Methode
- Sachen für F. vom Dachboden
- 40 Tage prüfen
- Geplante Bücher auf Monate+Leute verteilen
- Schreibtisch 10 Sachen wegsortieren
- Liste Artikel aktuell aufräumen
- Bestellung Impulshefte erledigen
- Gebet prüfen Illustration
- Eltern (Freitag)
- Aktenordner anbieten
- Schweizer Preise eintragen
- Neue Titel eintragen
- S. anmailen – Bedienungsanleitung
- Termin klären Fr 12.20 – 13.00
- Geschenken für M. + B. besorgen
- Schnell-Lesekurs recherchieren
- Januar – Reflexionstage organisieren
- Manuskript Gebet – Änderungen prüfen
- Vorschau – Bearbeiten
- Termin Mi absagen telef.
- Vorschau – fehlende Texte schreiben
- Schreibtisch 6 Sachen
- Konto kündigen
- Fotos besprechen für Paket
- Vorschau ausdrucken
- Intro-Text Vorschau schreiben
- Hr. B. anrufen
- Frank Sch. Kurse anfragen
- Überweisungen
- M. – Unterlagen für Seminar klären
- Paket – Inhalt + Verpackung entscheiden (Kunst-Kiste, Beziehungskiste, Zitate-Kiste, Alles auf einmal – Kiste)
- Konto 01 Schreiben an Bank + MC
- Rechnungen schreiben
- Aquisemail Landlust
- Aquisemail home + more
- Libreka-Vertrag ausfüllen und absenden
- Display Fotos machen
- Texte schreiben für Paket Basic / Premium
- Werkhaus Display entscheiden und bestellen
- CM – Info lesen
- Paket –Verpackung entscheiden
- Intro für Wazala Store schreiben
- Mentoring-Konzeption für Stiftung
- Päckchen zur Post
- Schreibtisch 6 Sachen
- Marketing – einzelne Projekte ausdrucken
- Gebet prüfen Texte
- Geschenk für S. kaufen
- Schreibtisch 5 Sachen wegsortieren
- Auslandskrankenvers.+ Lebensvers. + Reiserücktrittvers. Prüfen
- Termine 2011 eintragen
- Impftermin machen
- C. – Gefällt mir / Share für Lesbar erklären
- Akku Mr. President kaufen
- Orga: Fotos für Facebook Shop
- Mail an C. – Handy Nr. erbitten
- Buchführung

Vor ein paar Tagen habe ich damit begonnen, das Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege von David Allen zu lesen. Ich halte mich schon für einen relativ gut strukturierten Menschen, der die Dinge recht gut im Griff hat. Dennoch finde ich das Buch sehr hilfreich. Es zeigt, wie man lernt, konsequent Dinge aus dem eigenen Kopf zu verbannen (“Ich sollte noch” und “ich müsste doch”). Statt dessen baut man ein zuverlässiges System aufzubauen, das alles erfasst und mit dessen Hilfe man leichter planen und besser strukturieren kann. Gefällt mir. Und hat mir schon beim Lesen Energie gegeben, manches, was schon lange auf meiner mentalen “sollte” Liste steht, gleich anzupacken.